1. Kokouksen avaus
Varapuheenjohtaja Markus Huovinen avasi kokouksen.
2. Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.
3. Kokouksen puheenjohtajan ja sihteerin valinta
Kokouksen puheenjohtajaksi valittiin Markus Huovinen ja sihteeriksi Ella Karttimo.
4. Pöytäkirjan tarkastajien ja ääntenlaskijain valinta
Pöytäkirjan tarkastajiksi ja samalla ääntenlaskijoiksi valittiin Martti Saavinen ja Pertti Huovinen.
5. Esityslistan hyväksyminen työjärjestykseksi
Esityslista hyväksyttiin kokouksen työjärjestykseksi.
6. Tilinpäätökset vuosilta 2009 ja 2010
Tilinpäätökset vuosilta 2009 ja 2010 hyväksyttiin hallituksen esittämässä muodossa.
7. Toimintakertomukset vuosilta 2009 ja 2010
Toimintakertomukset vuosilta 2009 ja 2010 hyväksyttiin hallituksen esittämässä muodossa.
8. Tilinpäätösten ja toimintakertomuksien hyväksyminen
Tilinpäätös ja toimintakertomukset hyväksyttiin.
9. Vastuuvapauden myöntäminen hallitukselle
Sukuseuran hallitukselle myönnettiin vastuuvapaus.
10. Toimintasuunnitelma vuosille 2012 ja 2013
Kokouksen puheenjohtaja esitteli toimintasuunnitelman vuosille 2012-2013.
Seuraavan sukukokouksen valmisteluissa toivottiin entistä parempaa yhteistyötä Suomussalmen kunnan kanssa, että sukuseuran omilla rajantakaisilla vierailla ja esiintyjillä olisi tilaa proasniekan päiväjuhlassa.
Seuran jäseniksi pyritään saamaan myös suvun nuoria jäseniä. Sukuseura valmistelee Martti Saavisen johdolla luontoon ja kalastukseen liittyvää retkeilyä varsinaisten sukukokousten välivuosina.
Starinat-tiedotuslehteä pyritään lähettämään mahdollisimman monelle jäsenelle sähköpostina. Seuraavassa lehdessä jäseniä kannustetaan ilmoittamaan sähköpostiosoitteensa seuralle.
Sukuseuran kotisivut pyritään siirtämään uudelle pohjalle mahdollisimman pian. Ajankohtaisia asioita välittävät myös seuran Facebook-sivut.
11. Seuran puheenjohtajan ja hallituksen valinta
Sukuseuran uudeksi puheenjohtajaksi valittiin Markus Huovinen.
Puheenjohtajuudesta luopunut Mauri Huovinen valittiin edelleen hallituksen jäseneksi. Hallituksessa jatkavat Anni Huovinen, Asko Kaipainen, Ella Karttimo ja Martti Saavinen.
12. Hallitusta avustavien toimikuntien valinta
Juhlatoimikunnan puheenjohtajuudesta luopuneen Anni Takkulan tilalle uudeksi vetäjäksi valittiin Ritva Still. Toimikunnan uudeksi jäseneksi valittiin Ritva Huovinen. Muina jäseninä jatkavat Pekka Jauhonen ja Ella Karttimo.
13. Jäsenmaksu seuraavalle toimintakaudelle
Jäsenmaksu päätettiin pitää ennallaan eli 10 euroa / vuosi.
14. Seuran rekisteröityminen
Keskusteltiin seuran rekisteröitymisestä ja todettiin, ettei tällä hetkellä ole näköpiirissä mitään sellaista syytä, joka puoltaisi rekisteröitymistä. Seuran toimintaa päätettiin jatkaa nykyisessä vapaamuotoisessa hengessä.
15. Seuraavan sukukokouksen (2013) paikka ja aika
Seuraava sukukokous päätettiin pitää vuoden 2013 proasniekan yhteydessä Kuiva- ja Hietajärven kylissä. Sukuseuran läsnäolo todettiin tärkeäksi proasniekan elinvoimaisuutta edistäväksi tekijäksi.
16. Muut esille tulevat asiat
Syksyllä 2010 voimaan tullut uusi yhdistyslaki edellyttää yhdistyksiltä muun muassa toiminnantarkastajan valintaa tilintarkastajan sijaan. Sukuseuran uudeksi toiminnantarkastajaksi vuosille 2012-13 valittiin Petri Huovinen ja varalle Pekka Jauhonen.
Vuosikokous jätti hallituksen pohdittavaksi, selkiyttäisikö seuran toimintaa toimintakäsikirjan laatiminen. Käytäntö on yleistynyt monissa seuroissa ja yhdistyksissä.
Varainhankinnan edistämiseksi päätettiin järjestää sukukokousviikonlopun aikana arpajaiset, koska moni oli tuonut mukanaan arpajaispalkintoja.
17. Kokouksen päättäminen
Markus Huovinen päätti kokouksen kello 15.25.
* * *
Toarie ja Lari Huovisen sukuseuran säännöt
1. Nimi ja kotipaikka
Yhdistyksen nimi on Toarie ja Lari Huovisen sukuseura. Kotipaikka on Suomussalmi Yli-Vuokki.
2. Tarkoitus ja toiminta
Sukuseura selvittää suvun vaiheita ja historiaa, vaalii suvun perinteitä ja edistää yhteenkuuluvuuden tunnetta jäsenten keskuudessa.
Tarkoituksen toteuttamiseksi seura;
- järjestää yhteisiä kokouksia, sukupäiviä, retkiä ja muita seuran toimintaan liittyviä tilaisuuksia
- kerää ja arkistoi sukua koskevaa tietoutta sekä saattaa sitä jäsenten tietoon
- selvittää suvun vaiheita, kannustaa sukututkimukseen ja julkaisutoimintaan, sekä
- luetteloi suvun jäseniä.
3. Jäsenet
Sukuseuran jäseneksi hyväksytään jokainen 18 vuotta täyttänyt henkilö, joka isän tai äidin puolelta on sukuun kuuluva tai joka avioliiton kautta on siihen liittynyt. Seuran jäseniä voivat olla myös ulkomailla asuvat suvun jäsenet.
Sukuseuran jäsenet hyväksyy seuran hallitus.
Jäsenellä on oikeus erota sukuseurasta ilmoittamalla siitä kirjallisesti hallitukselle tai sen puheenjohtajalle taikka ilmoittamalla eroamisesta yhdistyksen kokouksessa.
Jäseneltä peritään vuotuinen jäsenmaksu. Jäsenmaksun suuruuden päättää vuosikokous. Seuran hallitus voi myöntää vapautuksen jäsenmaksusta korkean iän, sairauden tai muun syyn aiheuttaman maksukyvyn heikentymisen perusteella.
Sukuseuran jäsen voidaan hyväksyä myös ainaisjäseneksi, jonka jäsenmaksun suuruuden päättää seuran hallitus, ollen 15 x kulloinkin voimassaolevan jäsenmaksun suuruinen.
Seuran jäsenen alle 18- vuotiaat lapset hyväksytään seuraan nuorisojäseninä, jotka ovat vapaat jäsenmaksusta ja joilla ei ole äänioikeutta seuran kokouksissa.
Seuran hallitus voi nimittää kunniajäseniä, joilta ei peritä jäsenmaksua.
4. Hallitus
Sukuseuran asioita hoitaa seuran hallitus, joka valitaan varsinaisessa vuosikokouksessa. Hallitukseen kuuluu kuusi ( 6) varsinaista jäsentä. Vuosikokous valitsee myös seuran puheenjohtajan valittujen hallituksen jäsenten keskuudesta. Hallituksen toimikausi on kaksi ( 2 ) vuotta.
Hallitus valitsee keskuudestaan sihteerin sekä rahastonhoitajan.
Hallitus kokoontuu puheenjohtajan kutsusta, kun katsotaan siihen olevan aihetta tai kun vähintään kaksi
hallituksen jäsentä sitä vaatii.
Hallitus on päätösvaltainen, kun puheenjohtaja ja kaksi sen jäsentä on paikalla. Asiat ratkaistaan yksinkertaisella ääntenenemmistöllä. Hallituksen kokouksista pidetään pöytäkirjaa, joka on kaikkien läsnä olevien allekirjoitettava.
5. Tilit
Sukuseuralla on kaksi ( 2 ) tilintarkastajaa. Tilikausi on kalenterivuosi ja toimikausi on kaksi ( 2 ) vuotta. Tilinpäätös tarvittavine asiakirjoineen sekä hallituksen vuosikertomus on annettava tilintarkastajille tarkastettavaksi viimeistään seuraavan maaliskuun aikana. Tilintarkastajien lausunto tilien ja hallinnon tarkastuksesta on jätettävä hallitukselle viimeistään seuraavan toukokuun kuluessa.
6. Seuran kokouksen koollekutsuminen
Seuran kokoukset kutsuu koolle hallitus. Kokouskutsu on toimitettava viimeistään neljätoista (14 ) päivää ennen kokousta joko lähettämällä kutsu kirjallisesti kullekin jäsenelle tai julkaisemalla kutsu seuran kotipaikkakunnalla ilmestyvässä sanomalehdessä.
7. Seuran kokoukset
Seuran vuosikokous pidetään joka toinen vuosi hallituksen määräämänä päivänä kesäkuukausien (kesä-elokuu) aikana.
Ylimääräinen kokous pidetään, kun seuran kokous niin päättää tai seuran hallitus katsoo siihen olevan aihetta tai kun vähintään yksi kymmenesosa( 1/10) seuran äänioikeutetuista jäsenistä sitä hallitukselta erityisesti ilmoitettua asiaa varten kirjallisesti vaatii.
Seuran kokouksessa on jokaisella edellisen vuoden jäsenmaksunsa maksaneella jäsenellä äänioikeus ja jokaisella äänioikeutetulla yksi (1) ääni.
Seuran päätökseksi tulee se mielipide, jota on kannattanut yli puolet annetuista äänistä. Äänten mennessä tasan ratkaistaan vaalit arvalla. Muutoin päätökseksi tulee kokouksen puheenjohtajan kannattama mielipide.
8. Vuosikokoukset
Seuran vuosikokouksessa käsitellään seuraavat asiat:
- kokouksen avaus
- valitaan kokoukselle puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjan tarkastajaa ja tarvittaessa kaksi ääntenlaskijaa
- todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
- hyväksytään kokouksen työjärjestys
- esitellään seuran tilinpäätökset, vuosikertomukset ja tilitarkastajien lausunnot vuosikokousten väliseltä ajalta
- päätetään tilinpäätösten vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä
- vahvistetaan toimintasuunnitelma, tulo- ja menoarvio sekä jäsenmaksu seuraavalle vuodelle
- valitaan hallituksen puheenjohtaja sekä muut hallituksen jäsenet seuraavalle toimikaudelle
- valitaan kaksi tilintarkastajaa ( mahdollisesti varatilintarkastajat) seuraavaksi toimikaudeksi
- käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat.
Mikäli seuran jäsen haluaa saada jonkin asian seuran vuosikokoukseen käsiteltäväksi, on hänen siitä kirjallisesti ilmoitettava hyvissä ajoin, että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun.
9. Sääntöjen muuttaminen ja sukuseuran purkaminen
Päätös sääntöjen muuttamisesta ja seuran purkamisesta on tehtävä seuran kokouksessa vähintään neljäsosan ( / enemmistöllä annetuista äänistä. Kokouskutsussa on mainittava sääntöjen muuttamisesta tai seuran purkamisesta.
Sukuseuran purkautuessa käytetään seuran varat seuran tarkoituksen edistämiseen purkamisesta päättävän kokouksen määräämällä tavalla. Sukuseuran tullessa lakkautetuksi käytetään varat samaan tarkoitukseen.
